О Б Щ И Н А С О З О П О Л
УТВЪРЖДАВАМ :
ПАНАЙОТ РЕЙЗИ
Кмет на Община Созопол
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА ДЕЙНОСТТА И ОРГАНИЗАЦИЯТА НА РАБОТА
В ОТДЕЛ “БЮДЖЕТ И ЧОВЕШКИ РЕСУРСИ”
ПРИ ОБЩИНА СОЗОПОЛ
Управлението на човешките ресурси се осъществява при спазване
разпоредбите на Кодекса на труда, Закона за държавния служител, Закона за администрацията, Закона за местното самоуправление и местната адми- нистрация, Устройствения правилник на Общинска администрация при Община Созопол, наредбите на Общински съвет Созопол и всички подзаконови нормативни актове, регламентиращи трудовите и служебните правоотношения.
Основните дейности по управление на човешките ресурси се
осъществяват чрез взаимодействие с всички структурни звена в Община
Созопол, съобразно тяхната компетентност и са регламентирани от
съответните нормативни актове.
Компетенциите на отдел “Бюджет и Човешки ресурси” са регламентирани в Устройствения правилник за организацията и дейността на общинската администрация при Община Созопол и са във връзка с:
- разработване на разписание на длъжностите и поименно
разписание на общинската администрация;
- изготвяне на предложения за утвърждаване от общински съвет за численосттта на персонала и годишен фонд работна заплата по дейности и мероприятия , в съответствие с Постановление на Министерския съвети привежданеното им в изпълнение;
- подбор на кадри;
- назначаване, преназначаване и освобождаване на служители;
- оценка на трудовото изпълнение и развитие в кариерата;
- разработване на планове за обучение и професионална
квалификация и създаване на организация за качествено обучение;
- организиране провеждането на конкурси за назначаване на
държавни служители и служители по трудово правоотношение;
- организиране на процеса по разработване, актуализиране и
утвърждаване на длъжностните характеристики;
- изготвяне на правила, становища, доклади и др. за подпомагане дейността на ръководството на Община Созопол.
І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1. С тези правила се определят функциите, дейността, задачите
и организацията на работа в отдел “Бюджет и Човешки ресурси” при Община Созопол, както и реда за създаване и движение на документите.
Чл.2. Вътрешните правила определят правата, задълженията и
отговорностите на служителите в отдела, свързани с цялостната дейност при изготвяне на актове, касаещи правоотношенията на служителите на Община Созопол , съгласно действащото законодателство.
ІІ. ОРГАНИ И ЗВЕНО, ИЗПЪЛНЯВАЩО ФУНКЦИИ И
ДЕЙНОСТИ ПО УПРАВЛЕНИЕТО И РАЗВИТИЕТО НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ
Чл.3.(1) Назначаването, преназначаването, награждаването,
налагането на дисциплинарни наказания, сключването на договори,
прекратяването на договори със служителите от общинската администрация по трудови и служебни правоотношения се извършва от Кмета на Община Созопол , в качеството му на работодател и орган по назначаването, съгласно правомощията, предоставени от Кодекса на труда, Закона за държавния служител и Закона за местното самоуправление и местната администрация.
(2) С изрично упълномощаване , съгласно нормативната уредба , когато това е допустимо, определени актове и документи, свързани с дейността по ал. 1 могат да се подписват и от упълномощено от кмета длъжностно лице.
(3) Отдел “Бюджет и Човешки ресурси” е административно структурно звено в Община Созопол, което изпълнява функции и дейности по управление на човешките ресурси, организира обучението, процеса по атестиране на служителите, подготовката на конкурсните процедури за назначаване на държавни служители и такива по трудови правоотношения,подготовката на вътрешен конкурентен подбор за свободните длъжности в администрацията, създаване, актуализиране и съхраняване на служебните и трудови досиета и др., които произтичат от:
- Кодекса на труда;
- Закона за държавния служител;
- Закона за администрацията;
- Закона за местното самоуправление и местната администрация;
- Наредбата за служебното положение на държавните служители;
- Наредбата за провеждане на конкурси за държавни служители;
-Наредбата за прилагане на Единния класификатор на длъжностите в администрацията;
- Наредбата за условията и реда за атестиране на служителите в
държавната администрация;
- Наредбата за структурата и организацията на работната заплата;
- Наредбата за работното време, почивките и отпуските;
- Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж;
- Постановление на Министерския съвет за работната заплата в бюджетните организации и дейности;
- Наредба № 1 / 2000 г. за документите за заемане на държавна служба;
- Наредба № 4 / 1993 г. за документите, които са необходими за сключване
на трудов договор;
- Наредба № 2 / 2008 г. за длъжностните характеристики на държавните служители;
- Други нормативни актове, касаещи дейността.
ІІІ. ФУНКЦИИ И ДЕЙНОСТИ
Чл.4 Отдел “Бюджет и Човешки ресурси” осъществява следните основни функции и дейности:
- разпределя лимитите за численост на персонала и фонд “Работна заплата” по кметства, функции и дейности на общината.
- разработва, съгласува и предлага за утвърждаване разписанията на длъжностите и поименните разписания на общинската администрация, дейностите към нея и звената, финансирани чрез бюджета на общината;
- организира дейностите по разработване, актуализиране и утвърждаване на длъжностните характеристики;
- организира и отговаря за правилното провеждане на процедурите по назначаване, преназначаване, преместване, заместване, съвместяване и освобождаване от работа на служители.;
- организира, подготвя и оформя всички документи по движението, регистрацията и отчисляването на персонала, нает по трудово и по служебно правоотношение;
- извършва предварителен контрол по законосъобразност по отношение на процедурите по назначаване на служителите – отговарят ли на изискванията за заемане на длъжността;
- следи за подаването на изискващите се декларации по Закона за
държавния служител, Кодекса на труда и Закона за предотвратяване и
разкриване на конфликт на интереси;
- организира създаването, актуализирането и съхраняването на служебните и трудови досиета на служителите;
- издава и попълва трудовите и служебни книжки. Съхранява служебните книжки. Трудовите книжки се съхраняват след изрично писмено съгласие от служителя;
- изготвя актове, свързани с ползването на отпуски от служителите;
- подготвя и оформя необходимите документи за пенсиониране и
трудоустрояване.
- води регистър за трудовите злополуки.
- участва в разработването на вътрешни правила, инструкции и процедури за работата, организацията и дейността на звената в администрацията, съобразно компетенцията на дирекцията;
- организира цялостния процес и участвува в подготовката и провеждането на конкурси за заемане на длъжности по трудово и по служебно правоотношение, организира извършването на конкурентен подбор за свободните длъжности;
- изготвя годишен план за задължително и специализирано обучение;
- организира процеса, свързан с обучението на служителите, поддържа регистър за проведените обучения, изготвя анализ за потребностите от обучения;
- организира процеса и оказва методическа помощ във връзка с
атестирането на служителите в администрацията;
ІV ДОКУМЕНТООБОРОТ
Чл.5 Служебната поща се предоставя на началник отдела
Чл.6 Началник отдела разпределя служебната поща на служителите от отдела за изпълнение със съответната резолюция.
Чл.7 (1) Изготвените от служителите административни актове се
подписват от съответния служител в отдела и се предоставят за подпис от кмета,
(2) При отсъствие на началника , същият се замества от определен със заповед на кмета служител от отдела.
Чл.8 Издадените заповеди, трудови договори, допълнителни
споразумения и др. се извеждат в специален регистър, като оригиналния
документ се подвързва в заповедна книга, а копие от него се поставя в
досиетата на служителите и едно копие се предоставя на ТРЗ
V РАЗПИСАНИЕ НА ДЛЪЖНОСТИТЕ И ПОИМЕННО
РАЗПИСАНИЕ
Чл.9 (1) Разписанието на длъжностите за служителите от общинската администрация и за дейностите и звената към нея се изготвят в началото на календарната година в съответствие с нормативно определените стандарт и форма, и на база утвърдената от Общинския съвет структура на общинската администрация.
(2) Промени в разписанието на длъжностите през календарната година се извършват:
1. при промени в нормативната база, които налагат това.
2. при структурни промени и при направени и утвърдени
предложения от кмета на общината.
Чл.10 Поименното разписание на длъжностите и работните заплати се изготвя в съответствие с нормативно определените стандарт и форма,въз основа на утвърденото разписание на длъжностите.
Чл.11 Отдел “Бюджет и Човешки ресурси” отговаря за точното съставяне и спазване на разписанието на длъжностите и поименното разписание на длъжностите и работните заплати в съответствие с организационно-управленската структура на общината.
VІ ВЪЗНИКВАНЕ, ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАТЯВАНЕ НА
ТРУДОВИ И СЛУЖЕБНИ ПРАВООТНОШЕНИЯ
Чл.12 (1) Дейността на администрацията се осъществява от държавни служители и от лица, работещи по трудово правоотношение.
(2) Назначаването на служител на свободна длъжност, определена за заемане по служебно праваоотношение в администрацията задължително се предхожда от конкурс, проведен по реда и в сроковете определени в Закона за държавния служител и Наредбата за провеждане на конкурсите за държавни служители.
(3) Назначаването на служител на свободна длъжност, определена за заемане по трудово правоотношение в администрацията и звената и дейностите към нея се извършва по реда определен в Кодекса на труда.
Чл.13 Документи, които се представят в отдел “Бюджет и Човешки ресурси” при назначаване на държавни служители:
1.Заявление за назначаване по образец;
2.Копие от документ за самоличност;
3.Копие от документ за придобито образование, специалност,
квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, за
завършени курсове и др.;
4.Оригинални документи, удостоверяващи общия трудов, служебен и осигурителен стаж, от които се прави извлечение за общия стаж, което се прилага в служебното досие. С изключение на служебната книжка всички останали документи се връщат на служителя. Ако лицето за първи път постъпва на държавна служба в определените срокове се издава служебна книжка, която се съхранява в досието.
5.Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа, както и при прекратяване на трудовата дейност за повече от 3
календарни месеца;
6.Свидетелство за съдимост при първоначално постъпване на работа в администрацията;
7.Декларации по Закона за държавния служител и Закона за
предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси;
8.Актуална автобиография;
9.Актуална снимка.
Чл.14 Документи, които се представят в отдел “Бюджет и Човешки ресурси” при сключване на трудов договор по Кодекса на труда:
1.Заявление за назначаване по образец ;
2.Копие от документ за самоличност;
3.Копие от документ за придобито образование, специалност,
квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, за
завършени курсове и др.;
4.Оригинални документи, удостоверяващи общия трудов, служебен и осигурителен стаж, от които се прави извлечение за общия стаж, което се прилага в трудовото досие. Документите се връщат на служителя, освен ако то писмено предостави правото на работодателя да му ги съхранява. При постъпване за първи път на работа по трудов договор, лицето декларира писмено това и му се издава трудова книжка за сметка на общината;
5.Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа, както и при прекратяване на трудовата дейност за повече от 3
календарни месеца;
6.Свидетелство за съдимост при първоначално постъпване на работа в администрацията;
7.Декларации по Кодекса на труда и Закона за предотвратяване и
разкриване на конфликт на интереси;
8.Актуална автобиография;
9.Актуална снимка.
Чл.15 (1) Служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” изготвя проект на акта за назначаване – трудов договор при трудово правоотношение и заповед за назначаване на държавните служители.
(2) Изготвените договори и заповеди се подписват от служителя, който ги е изготвил и от кмета на общината.
(3) Заповедите, трудовите договори и допълнителните споразумения се извеждат с регистрационен индекс “ЧР”, номер и дата в специален регистър, който се води в отдел “Бюджет и Човешки ресурси”
(4) Началник отдел “Бюджет и Човешки ресурси” извършва
предварителен контрол за законосъобразност при назначаването на служители.
Чл.16 Преди постъпване на работа за лицата, с които са сключени
трудови договори в Териториалната дирекция на Националната агенция по приходите се изпращат уведомления по чл.62 от Кодекса на труда
Чл.17 При постъпване на работа на назначените служители се
връчват:
1.Заповед за назначаване или трудов договор;
2.Длъжностна характеристика;
3.Копие от уведомлението по чл. 62 от Кодекса на труда.
Чл.18 В 30-дневен срок от постъпването на работа на служителя,
съответният оценяващ ръководител изготвя работен план и един екземпляр от него се предава в отдел “Бюджет и Човешки ресурси”.
Чл.19 При промени в трудовото правоотношение между служителя и кмета на общината в качеството му на работодател се подписва допълнително споразумение.
Чл.20 (1) Заявление за прекратяване на правоотношението по
взаимно съгласие се подава чрез деловодството до кмета на общината в
минимален 7-дневен срок преди определената дата.
(2) Преди одобрението от кмета заявлението се съгласува с прекия ръководител / директор или началник на отдел/ .
(3) При несъгласие от кмета на общината, служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” уведомява служителя, подал заявлението.
(4) При съгласие от кмета на общината, служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” изготвя заповед за прекратяване на правоотношението, съобразно резолюция от кмета на общината.
Чл.21 Преди да се връчи заповедта за прекратяване на правоотношението, на съответния служител се предоставя от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” обходен лист за приключване на административната му дейност.
Чл.22 (1) При връчване на заповедта за прекратяване служителят
представя в отдел “Бюджет и Човешки ресурси”:
1. приключен обходен лист
2. служебна карта
(2) служителят получава срещу подпис оформена трудова и/или служебна книжка.
VІІ ДЛЪЖНОСТНИ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Чл.23 Прекият ръководител има задължение да изготви длъжностна характеристика за длъжностите в ръководеното от него звено.
Чл.24 Прекият ръководител представя в отдел “Бюджет и Човешки
ресурси” разработена длъжностна характеристика в срок от един месец при
настъпили структурни промени, промени във функциите на звеното или
длъжността, изискванията за заемане на длъжността.
Чл.25 (1) Длъжностните характеристики се разработват от прекия ръководител в съответствие с изискванията на Наредба № 2 за длъжностните характеристики на държавните служители.
(2) Длъжностните характеристики се съгласуват с контролиращия ръководител и с началник отдел “Бюджит и Човешки ресурси”.
(3) Длъжностните характеристики на служителите от общинската администрация се утвърждават от секретаря на общината.
Чл.26 Оригиналите на длъжностните характеристики се съхранят в отдел “Бюджет и Човешки ресурси”.
Чл.27 Копие от длъжностната характеристика се връчва срещу подпис на служителите.
Чл.28 Копие от връчената длъжностна характеристика се съхранява в трудовото или служебното досие на служителя.
VІІІ СЛУЖЕБНИ И ТРУДОВИ КНИЖКИ
Чл.29 В отдел “Бюджет и Човешки ресурси” се водят следните дневници:
1. За издадени трудови книжки;
2. За издадени служебни книжки;
3. За получени и съхранявани служебни книжки.
Чл.30(1) В отдел “Бюджет и Човешки ресурси” се извършват вписванията на обстоятелствата, произтичащи от трудовите и служебни правоотношения със служителите.
(2) При постъпване на работа се изискват от служителите всички документи, удостоверяващи стажа им – трудова, служебна или осигурителна книжка, УП – Образец № 3 и др. На база представените документи специалист от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” изготвя препис- извлечение на стажа по образец, което се съхранява в досието на
служителя.
(3) При постъпване за първи път на работа по трудов договор или като държавен служител в срок от 5 дни се осигурява и попълва трудова книжка и в срок от 10 дни - служебна книжка. Постъпването за първи път на работа се удостоверява с декларация от служителя.
(4) Трудовата книжка се съхранява от работника или служителя, който е предоставя на работодателя чрез служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” при поискване, както и за вписване на нови обстоятелства в нея.
(5) С изрично писмено съгласие от служителите по трудово правоотношение трудовите книжки се съхраняват в досиетата на служителите.
(6) Служебните книжки се съхраняват в досиетата на държавните служители.
(7) Служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” е длъжен точно и своевременно да вписва данните и настъпилите промени в трудовите и служебни книжки.
(8) При прекратяване на правоотношението се вписват данните,
свързани с прекратяването и книжката се предава на служителя срещу подпис.
(9) При изгубена трудова книжка на служителя се издава нова, която е за негова сметка и в нея се вписват необходимите данни, съдържащи се в трудовото досие.
Чл.31 При приключване служебните и трудовите книжки се
подписват от, главния счетоводител и кмета и се подпечатват с печата на общината.
ІХ ОТПУСКИ
Чл.32 (1) При ползване на отпуски по Кодекса на труда и Закона за
държавния служител се попълва заявление по образец или в свободен
текст, според вида на отпуската.
(2) Служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” попълва справка за полагащата се към момента отпуска.
(3)Попълненото от служителя заявление за искания отпуск – брой дни и начална дата, се съгласува от прекия ръководител и се одобрява от кмета, заместник-кметовете или секретаря на общината.
(4) На основание одобреното заявление, служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” изготвя заповед, която се подписва от кмета на общината.
(5) Подписаните и изведени заповеди се съхраняват в отдел “Бюджет и Човешки ресурси” в заповедна книга.
(6) При ползване на отпуск за изпълнение на граждански, обществени и други задължения, както и на платен отпуск за обучение в
отдел „Бюджет и Човешки ресурси” се предоставя документ, удостоверяващ правото на такъв вид отпуск;
(7) Копия от заповедта за отпуск се поставят в досието на служителя и се предоставят на ТРЗ.
Чл.33(1)Служители, ползващи отпуск за временна нерабо-тоспособност уведомяват незабавно или най-късно до следващия ден прекия си ръководител за срока на отсъствие.
(2) Болничните листи се представят в отдел “Бюджет и Човешки ресурси” в двудневен срок или след изтичане срока на ползване / в зависимост от състоянието и лечението/ и се завеждат в специален дневник.
Чл.34 (1) В дирекция “Човешки ресурси” се води специален регистър
за трудовите злополуки.
(2) В сроковете определени с Наредбата за установяване ,разследване, регистриране и отчитане на трудовите злополуки, необходимите документи се представят в ТП на НОИ.
Х РАБОТНИ ПЛАНОВЕ, АТЕСТАЦИИ
Чл.35(1) Атестацията е оценка на изпълнението на длъжността, която се извършва съгласно Наредбата за условията и реда за атестиране на служителите в държавната администрация /НУРАСДА/.
(2) Оценяването на изпълнението на длъжността обхваща периода от 1 декември на предходната година до 30 ноември на следващата година.
(3) Формулярите за оценка се изготвят по образец, съгласно
НУРАСДА и се осигуряват от дирекция “Човешки ресурси”.
(4) Атестирането се извършва от прекия ръководител, който съгласно НУРАСДА е оценяващ ръководител, като се спазват следните етапи:
1. Изготвяне и съгласуване на работен план;
2. Провеждане на междинна слеща;
3. Провеждане на заключителна среща и оформяне на обща
оценка за изпълнението на длъжността
Чл.36 Подписаните от оценявания служител и оценяващия ръководител формуляри се предават на контролиращия ръководител, който след като ги подпише ги предава на началник отдел “Бюджет и Човешки
ресурси”.
Чл.37 Попълнените и подписани формуляри за оценка на изпълнението на длъжността се съхраняват в личните досиета на служителите, за което отговаря началник отдел “Бюджет и Човешки ресурси”.
Чл.38 Работните планове се изготвят и съгласуват в 30-дневен срок
от датата на назначаване за първи път в Общината, на преназначаване на
друга длъжност и при завръщане от продължителен отпуск / по-дълъг от
три месеца /.
Чл.38 Едновременно с провеждането на заключителната среща, оценяващият ръководител заедно със служителя изготвят работния план за
следващия период за оценяване.
Чл.40 Цялостната организация по изпълнение на задълженията за атестиране на служителите от администрацията се извършва от отдел “Бюджет и Човешки ресурси”.
Чл.41(1) Повишаването в държавна служба за държавните служители се извършва в съответствие с НУРАСДА, чрез:
1. преминаване в по-висок ранг или по-висока длъжност;
2. конкурентен подбор.
(2) Организацията по подготовката на необходимите документи по предходната алинея се осъществява от отдел “Бюджет и Човешки ресурси”.
ХІ ОБУЧЕНИЕ
Чл.42 Отдел “Бюджет и Човешки ресурси” прави анализ на потребностите от обучение и изготвя годишен план за задължително и специализирано обучение в началото на всяка календарна година, на база информацията получена от атестациите, личните планове за обучение и предложенията от преките ръководители.
Чл.43 Служителите, преминали някаква форма на обучение, представят в отдел “Бюджет и Човешки ресурси” копие от получения сертификат ,който се съхранява в личното досие.
ХІІ БЕЗОПАСНИ УСЛОВИЯ НА ТРУД
Чл.44 В отдел “Бюджет и Човешки ресурси” се извършват първоначалния и периодичните инструктажи по осигуряване на безопасни условия на труд, като за целта се води дневник.
Чл.45 В личното досие на всеки служител се съхранява екземпляр за
проведения инструктаж по предходния член.
Чл.50(1) В съответствие с Наредбата за установяване, разследване,
регистриране и отчитане на трудовите злополуки в отдел „Бюджет и Човешки ресурси” се води регистър за трудовите злополуки.
(2) Служител от отдел “Бюджет и Човешки ресурси” представя в ТП на НОИ всички изискуеми документи във връзка с възникнала трудова злополука.
ХІІІ ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1 Правилата влизат в сила от 01.01.2009 година и се прилагат за работещите по трудово и служебно правоотношение служители в общинската администрация при Община Созопол.
§2 Указания и текущ контрол по приложението и изпълнението на тези правила се възлагат на секретаря на община Созопол и на директора на дирекция “Финансово счетоводна дейност,Бюджет и Човешки ресурси”.
§3 Неразделна част към настоящите правила са утвърдените Вътрешни правила
